Als je wil beginnen met data-analyse voor je non-profit organisatie denk je misschien niet meteen aan Microsoft. En als je het mij vraagt is dat jammer. Niet alleen biedt hun platform Power BI een praktische en zeer professionele omgeving voor data-analyse (waarom lees je hieronder). Het bedrijf voert ook verschillende specifieke programma’s voor “betrokken thema’s” zoals natuur en biodiversiteit – en biedt gereduceerde licentieprijzen aan voor non-profit organisaties.
Waarom Power BI
Power BI is niet zomaar een grafiekentool. Het is een verzamelnaam voor een compleet platform. De onderdelen in dat platform bieden samen de functionaliteit waarmee de meeste organisaties hun hele data-analyse huishouding stabiel en gebruiksvriendelijk kunnen inrichten.
“Data-analyse” is in feite de laatste stap in een heel proces dat eraan voorafgaat. Voordat je data kan analyseren, moet je grofweg eerst zorgen dat je alle relevante data bij elkaar krijgt en daarna dat het samen een begrijpelijke structuur heeft.
Data verkrijgen
In ieder organisatie zit data weggestopt in allerlei hoeken en gaten. Websites met gebruikersaccounts, administratiepaketten met donateurgegevens, applicaties met operationele data. Het lospeuteren en bij elkaar harken van de data is altijd de eerste stap in data-analyse. Vaak begint dit handmatig, door files te verzamelen en een export te (laten) maken uit systemen.
Data structureren
Als je data hebt dan wordt het zaak om te snappen wat al die kolomnamen betekenen. En tot slot: hoe leg je relevante relaties? Een draaitabelletje met het aantal donaties per postcode lukt nog wel. Maar hoe zet je nu per gemeente de donaties en de gebruikersactiviteit naast elkaar?
Het datamodel
Het verkrijgen en structureren van data is dus belangrijk. Maar het is ook werk dat je niet telkens opnieuw wil doen. Het is tijdrovend en fouten liggen op de loer.
Wat je nodig hebt is een datamodel, waarin je de structuur van jouw data een vaste vorm geeft en waar uit gekoppelde bronnen nieuwe data automatisch (bijvoorbeeld dagelijks) naar binnen stromen. Op dit model bouw je vervolgens alle analyses. Dit datamodel kun je met Power BI heel goed bouwen.
In de online omgeving van Power BI ontwerp je jouw datamodel en koppel je bronnen zoals applicaties, Excel sheets en cloud databases. Op het model bouw je vervolgens je visualisaties, rapporten en dashboards. Verschijnen er nieuwe data in de organisatie of verandert er een bron? Zulke wijzigingen verwerk je eenmalig in het model.
Wil je weten hoe je zo’n model bouwt en wat je zoal kunt met rapporten en dashboards in Power BI? Reageer even bij dit artikel, ik zal binnenkort een voorbeeld uitwerken en je een update sturen.
Power BI prijzen voor non-profitorganisaties
Power BI kent drie soorten gebruikerslicenties. De Free licentie is gratis maar kent sterke beperkingen. Je kunt hiermee bijvoorbeeld niet samenwerken aan een datamodel.
Met de Pro licentie kun je dat wel. Deze kost ongeveer €3 per maand (€10 zonder non-profit voordeel).
De Premium licentie biedt extra geavanceerde mogelijkheden voor het datamodel. Deze licentie kost ongeveer €8 per maand (€20 zonder non-profit voordeel).
Ik zou zeggen, kijk gerust rond met een Free account maar als je Power BI serieus wil evalueren heb je toch wel Pro nodig. Of de overstap naar Premium nodig is, hangt af van de data en jullie wensen en eisen aan het datamodel.
Om een voorbeeld te geven: voor ongeveer €9 tot €24 per maand kun je met drie experts samenwerken aan een professioneel datamodel en analyse in jouw organisatie. Niet slecht als je het mij vraagt.
Om in aanmerking te komen voor deze licenties moet je aangemeld zijn als non-profit organisatie. Via deze pagina kun je daarmee beginnen.
Tot slot: vergeet de ‘echte’ prijzen niet
Met je keuze voor Power BI raak je, zoals met elk digitaal product, natuurlijk ook een beetje afhankelijk van het product. Daarom lijkt het me goed om te blijven kijken naar wat je zónder de non-profit korting zou betalen. De ‘gewone’ prijzen heb ik daarom hierboven ook vermeld.