Laat Excel rapporteren over mappen en bestanden

Stel dat je over een grote hoeveelheid foto’s beschikt, bijvoorbeeld als resultaat van veldonderzoek. De beelden kun je indelen in submappen per soort. Een slimme Excel-sheet kan je bestanden dan automatisch omzetten naar een rapportage. In dit artikel leer je hoe je dat doet.

Je veldonderzoek zit erop en je hebt een prachtige collectie foto’s (of video) op je SD-kaart, telefoon of tablet. De afbeeldingen laat je misschien verwerken door een beeldherkenning algoritme, of je deelt ze zelf in, in submapjes per soort.

Je hebt dus een map met daarin de volgende structuur:

  • één submap per soort, bijvoorbeeld “Gobio gobio
  • in elke submap een aantal foto’s
  • optioneel: elke foto bevat de gemeten lengte in de bestandsnaam (b.v. “ImageAAA-10mm.jpg“)

Automatisch rapporteren over mappen en bestanden

Met wat technische truuks kun je Excel nu een rapportage laten samenstellen over de inhoud van jouw map. In de rapportage kun je bijvoorbeeld de bestanden in elke submap tellen. 

Je kunt ook informatie uit de bestandsnamen lezen en verwerken in je rapportage. Handig als bijvoorbeeld de lengte van specimens is opgenomen in de bestandsnamen. Of andere informatie, zoals de datum/tijd dat de foto genomen werd.

Open je de rapportage, dan leest Excel automatisch de bestanden in de “data” map en bouwt het de interne rapportage op. Kort na het openen zie je dan jouw bestandsindeling vertaald naar een rapportage over soorten en lengtes. 

En ook handig: pas je de bestanden aan, door bijvoorbeeld bestanden naar een andere map te verplaatsen om kleine foutjes te herstellen? Eén druk op ‘Gegevens vernieuwen’ en je rapportage is weer up-to-date.

Maak je eigen rapportage

Wij hebben een voorbeeld rapportage sheet gemaakt, die je gratis kan downloaden en vrij kunt gebruiken. De werking van deze sheet is gemakkelijk aan je eigen wensen en huisstijl aan te passen.

Zo ziet de rapportage er uit:

Rapportage veldwerk soortherkenning meting AI

 

Download onze rapportage sheet

De rapportage kun je downloaden via onze open source pagina. Je ontvangt een zip-bestand met de sheet, een kleine voorbeeld dataset en een beknopte handleiding.